Ein Prozessagent bearbeitet einen betrieblichen Vorgang vom Eingang bis zum Ergebnis. Er liest Mails, PDFs und Fotos, fordert Fehlendes an und holt an festgelegten Stellen Ihre Entscheidung. Jeder Schritt ist nachvollziehbar. Wir richten ihn ein und betreiben ihn. Aus Deutschland, für den Mittelstand.
Eine Reklamation kommt per Mail herein, mit zwei Fotos und einer halben Auftragsnummer. Jemand im Service sucht den Auftrag, fragt im Lager nach der Charge, bittet den Vertrieb um die Kulanzgrenze und wartet auf Antworten. Nach vier Tagen fragt der Kunde nach dem Stand. Der Vorgang ist in jeder Abteilung bekannt und in keiner fertig.
Was das kostet, taucht in keiner Kostenstelle auf. Es steckt in der Zeit, die drei Leute mit Suchen verbringen, und in einem Kunden, der beim nächsten Mal woanders bestellt.
Ein Prozessagent kennt den Vorgang, die beteiligten Systeme, Ihre Regeln und die Grenzen seiner Befugnisse. Er nimmt Fälle auch aus Mails, PDFs oder Fotos entgegen und ordnet sie dem richtigen Kunden und Auftrag zu. Fehlende Angaben fordert er an, beim Kunden oder intern. Arbeitsschritte in Ihrem ERP löst er selbst aus und prüft das Ergebnis. Jeden Schritt dokumentiert er, sodass der Stand jederzeit sichtbar ist.
Rechtlich oder wirtschaftlich weitreichende Entscheidungen trifft er nicht. Die legt er Ihrem Mitarbeiter vor, mit allem, was der dafür braucht.
Wenn der Fall anders liegt: Liegt der Warenwert über der Kulanzgrenze oder reichen die Fotos nicht, entscheidet der Agent nichts. Er bittet den Kunden um weitere Bilder oder legt den Fall mit Auftragsdaten, Charge und Historie der Serviceleitung vor.
Eingangsrechnung erfassen, mit Bestellung und Lieferschein abgleichen, Abweichungen zur Freigabe vorlegen.
Bestellung aus Mail oder PDF auslesen, mit Stammdaten abgleichen, Auftrag im ERP anlegen, sobald Ihr Innendienst freigegeben hat.
Ein Prozessagent passt, wenn ein Vorgang regelmäßig durch mehrere Hände läuft und die Durchlaufzeit an Rückfragen hängt. Dass die Fälle unterschiedlich liegen, ist dabei kein Hindernis. Genau dafür ist er gebaut.
Manchmal reicht weniger. Ist jeder Fall gleich und folgt festen Regeln, genügt oft eine klassische Automatisierung, und manchmal kann Ihr ERP es schon selbst. Das prüfen wir zuerst.
Mehr zu unserem Vorgehen: So arbeiten wir.
Ein Prozessagent greift in Ihre Systeme und schreibt Ihren Kunden. Deshalb stehen Berechtigungen, Freigabepunkte und Protokolle fest, bevor der erste Vorgang läuft. Für jeden ungeklärten Fall gibt es einen Empfänger und einen sichtbaren Status. Was am Ende der Zusammenarbeit mit Daten und Zugängen geschieht, ist geregelt, bevor er anfängt.
AusgangspunktEin Vorgang, etwa eine Reklamation oder eine Eingangsrechnung
Typischer AuftragEin Vorgang vom Eingang bis zum Ergebnis, mit Standardfall und Abweichungen
Ihr TeamIhre Mitarbeiter entscheiden an festen Freigabepunkten und übernehmen jede Ausnahme
Passt, wennein Vorgang durch mehrere Hände läuft und an Rückfragen hängt
AusgangspunktEine Rolle, etwa der Vertriebsinnendienst
Typischer AuftragMehrere zusammengehörige Aufgaben, etwa Gesprächsvorbereitung und Angebotsentwürfe
Ihr TeamDie Fachabteilung führt den Agenten wie einen Mitarbeiter und gibt frei, was das Haus verlässt
Passt, wenneine Stelle offen ist oder Facharbeit an einer überlasteten Person hängt
Beide ergänzen sich, ein Fachagent kann in einem Vorgang mitarbeiten. Den passenden Begriff müssen Sie vor dem Gespräch nicht kennen.
Das klärt sich am besten im Gespräch. 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich.
Geht es eher um eine Rolle, die Sie besetzen möchten, lesen Sie mehr über Fachagenten. Das Angebot dazu: Agentische Aufgaben.